KVKK Kişisel veri Saklama ve İmha Politikası
İmha politikamız, NOVA EVENTS TURİZM TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (“Şirket”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin Şirket tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin ve herhangi bir nedenle Şirket nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.
A.1. TANIMLAR
| Doğrudan tanımlayıcılar | : | Tek başlarına, ilişki içinde oldukları kişiyi doğrudan açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları, |
| Dolaylı tanımlayıcılar | : | Diğer tanımlayıcılar ile bir araya gelerek ilişki içinde oldukları kişiyi açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcıları, |
| İlgili kişi | : | Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi, |
| İmha | : | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini, |
| Kanun | : | 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu, |
| Yönetmelik | : | Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliği, |
| Kurul | : | Kişisel Verileri Koruma Kurulunu |
| Kayıt ortamı | : | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı, |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası | : | “…………….” web adresinden ulaşılabilecek, Şirket elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı, |
| Veri kayıt sistemi | : | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini, |
ifade eder.
B.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
Şirket nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.
Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. Şirket, her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemek ve korumaktadır.
| a) Matbu ortamlar | : | Verilerin kâğıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır. |
| b) Yerel dijital ortamlar | : | Şirket bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır. |
| c) Bulut ortamlar | : | Şirket bünyesinde yer almamakla birlikte, Şirket’in kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır. |
B.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
Şirket, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Alınan tedbirler bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
Şirket, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
Şirket, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
Şirket, Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin şirket içi denetimler yapmaktadır. Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir. Denetim sırasında ya da sair bir şekilde Şirket sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, Şirket bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirir.
C. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
C.1. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ
Şirket bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Saklanması Politikamız (ilgili politikaya “…………..” web adresinden ulaşabilirsiniz) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
Şirket bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
C.2. İMHA YÖNTEMLERİ
Şirket, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Şirket tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
| Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri |
| Karartma | : | Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. |
| Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri |
| Yazılımdan güvenli olarak silme | : | Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
| Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri |
| Fiziksel yok etme | : | Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir. |
| Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri |
| Fiziksel yok etme | : | Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. |
| De-manyetize etme (degauss) | : | Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir. |
| Üzerine yazma | : | Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir. |
| Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri |
| Yazılımdan güvenli olarak silme | : | Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.
| Değişkenleri çıkarma | : | İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır. Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir. |
| Bölgesel gizleme | : | Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir. |
| Genelleştirme | : | Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir. |
| Alt ve üst sınır kodlama / Global kodlama | : | Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir. Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir. |
| Mikro birleştirilme | : | Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır. |
| Veri karma ve bozma | : | Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır. |
Şirket, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için ilgili verinin niteliğine göre bu sayılan anonimleştirme yöntemlerinden bir ya da birkaçını kullanır.
C.3. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
| VERİ SAHİBİ | VERİ KATEGORİSİ | VERİ SAKLAMA SÜRESİ |
| Çalışan, Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi, Hissedar Ortak, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Potansiyel Ürün ve Hizmet Alıcısı, | Kimlik | 10 yıl |
| Çalışan, Hissedar Ortak, Tedarikçi Çalışanı Tedarikçi Yetkilisi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi, Potansiyel Ürün ve Hizmet Alıcısı | İletişim | 10 yıl |
| Çalışan | Özlük | 10 yıl |
| Çalışan, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi | Hukuki İşlem | 10 yıl |
| Potansiyel Ürün ve Hizmet Alıcısı, Çalışan,Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün ve Hizmet Alan Kişi | Müşteri İşlem | 10 yıl |
| Çalışan, Ürün ve Hizmet Alan Kişi | İşlem Güvenliği | İlk İmha Süresinde |
| Çalışan, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi | Finans | 10 yıl |
| Çalışan | Mesleki Deneyim | 10 yıl |
| Çalışan, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün ve Hizmet Alan Kişi | Görsel ve İşitsel Kayıtlar | 10 yıl |
| Çalışan | Sağlık Bilgileri | 15 yıl |
| Çalışan | Ceza ve Mahkumiyet Bilgileri | 10 Yıl |
| Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün ve Hizmet Alan Kişi | Mal Varlığıı Bilgileri | İlk İmha Süresinde |
| Çalışan, Hissedar Ortak, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi | Banka Hesap Bilgileri | 10 yıl |
| Çalışan, Hissedar Ortak, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi | Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri | 10 yıl |
| Çalışan, Hissedar Ortak, Tedarikçi Çalışanı, Tedarikçi Yetkilisi, Ürün veya Hizmet Alan Kişi | Pasaport Bilgileri | 10 yıl |
* Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.
Şirket, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden Şirket’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
C.4. PERİYODİK İMHA
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; Şirket işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imha süreçleri her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.
C.5. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ
Şirket, gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak yapar. Şirket, imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.
D. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİ KOMİTESİ
Şirket, bünyesinde bir Kişisel Veri Komitesi kurar. Kişisel Veri Komitesi, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.
Kişisel Veri Komitesi bir yönetici, bir idari uzman ve bir teknik uzman olmak üzere üç kişiden oluşur. Kişisel Veri Komitesinde görevli Şirket çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:
| Unvan | Görev Tanımı | |
| Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi | : | Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür. |
| KVK Uzmanı (Teknik ve İdari) |
: | İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur. |
E. BÖLÜM: GÜNCELLEME VE UYUM
Şirket, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.